Co se ve firmě vyplatí automatizovat - a co radši ne

S jazykovými modely se změnilo, co jde automatizovat. Dřív stroj zvládl jen práci s daty v pevném formátu - tabulky, formuláře, exporty. Dnes přečte volně napsaný e-mail, roztřídí ho a napíše návrh odpovědi. Automatizovat jde proto skoro všechno. Otázka už není, jestli to jde, ale jestli se to vyplatí.

Test první: opakuje se to?

Automatizace se vyplácí na práci, která se děje znovu a znovu stejným způsobem. Třídění příchozích poptávek, odpovědi na recenze, přepis faktur do účetnictví, týdenní report z několika systémů. Úkol, který přijde dvakrát do roka a pokaždé vypadá jinak, je levnější nechat člověku - automatizace by se nestihla zaplatit.

Test druhý: má jasný vstup a výstup?

Dobrý kandidát se dá popsat jednou větou: přijde tohle, má z toho vzniknout tohle. Přijde e-mail s poptávkou, má z něj vzniknout záznam v tabulce a návrh odpovědi. Přijde faktura v PDF, má z ní vzniknout řádek v účetnictví. Když vstup ani výstup nejde pojmenovat, obvykle chybí ustálený proces - a ten je potřeba vyjasnit dřív, než se cokoliv staví. Automatizace chaos nezorganizuje, jen ho zrychlí.

Test třetí: kolik hodin to dnes stojí?

Tady se většina firem podceňuje, protože ruční práce je rozprostřená. Dva lidé, kteří každý týden stráví šest hodin tříděním e-mailů a přepisováním objednávek, dají za rok 576 hodin - přes dva a půl měsíce plné práce jednoho člověka. Nikdo to nevidí jako jeden velký problém, protože se to děje po kouscích. Než se do čehokoliv pustíme, tohle číslo spočítáme. Hrubý odhad za minutu dá kalkulačka na stránce Automatizace.

Co radši neautomatizovat

Rozhodnutí, za která někdo nese odpovědnost a chyba v nich je drahá: cenové nabídky na zakázku, reakce na vážnou reklamaci, cokoliv s právním dopadem. Tady může automatizace připravit podklady, ale rozhodovat má člověk. Druhá skupina jsou procesy, které se právě mění - automatizovat něco, co bude za tři měsíce vypadat jinak, znamená platit dvakrát. A třetí: věci, kde je osobní kontakt hodnotou sám o sobě. Stálý zákazník, který volá kvůli objednávce, nemusí chtít mluvit se strojem.

Kde začít

Nejlepší první automatizace je nudná. Ne ta nejambicióznější, ale ta, která projde všemi třemi testy a dnes někoho otravuje nejvíc. Rychle se zaplatí, tým si na ni zvykne a ukáže, jak automatizace ve vaší firmě funguje v praxi. Na ni se pak dá navázat. U nás každé nasazení začíná rozborem procesu zdarma: projdeme, co dnes děláte ručně, spočítáme hodiny a řekneme, co z toho se vyplatí převzít - a co ne.